Administrasi Dalam Arti Sempit dan Luas

ADMINISTRASI DALAM ARTI SEMPIT DAN LUAS
Abu Mansur Al Maturidi Blog


1) Arti sempit: berasal dari kata Administratie (bhs. BELANDA ), yang meliputi kegiatan:
catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dsb, yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Dengan demikian tata usaha adalah bagian kecil kegiatan dari Administrasi, Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit lebih tepat disebut tatausaha (clerical work, office work). Kegiatan tatausaha dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu:

1. Korespondensi (correspondence) atau surat-menyurat yaitu rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.

2. Ekspedisi (expedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern.

3. Pengarsipan (filing), yaitu suatu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan.

2) Arti luas: berasal dari kata Administration (bhs. INGGRIS).

Sesungguhnya istilah administrasi berhubungan dengan kegiatan kerja sama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang hingga tercapai tujuan yang diinginkan. Kerja sama adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang secara bersama-sama, teratur dan terarah berdasarkan pembagian tugas sesuai dengan kesepakatan bersama. Adapun ilmu yang mempelajari fenomena kerja sama yang bersifat kooperatif dan terorganisasi untuk mencapai tujuan adalah ilmu administrasi.

Tidak semua kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang disebut administrasi. Adakalanya terdapat sekelompok orang yang ingin mencapai tujuan, tetapi kegiatannya tidak berdasarkan kerja sama yang teratur, tidak dapat disebut administrasi. Sebaliknya sekelompok orang yang melakukan kerja sama untuk mencapai tujuan, tetapi kelompok orang, pembagian tugas serta tujuan yang akan dicapai dan cara utnuk mencapai tujuan tidak tersusun secara sistematis juga tidak dapat disebut sebagai administrasi. Yang dapat dikategorikan sebagai administrasi adalah kerja sama yang diorganisasi atau kerja sama keorganisasian (organizational cooperation). Berdasarkan uraian di atas dapat dirinci beberapa ciri pokok untuk disebut sebagai administrasi, yaitu:

1. Sekelompok orang; artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan lebih dari satu orang.

2. Kerja sama; artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama.

3. Pembagian tugas; artinya kegiatan administrasi bukan sekadar kegiatan kerja sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.

4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses; artinya kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.

5. Tujuan; artinya sesuatu yang diinginkan untuk dicapai memlalui kegiatan kerja sama.

Jika disederhanakan, maka ciri pokok untuk dapat disebut sebagai administrasi , adalah;

1. Kerja sama dilakukan oleh sekelompok orang.

2. Kerja sama dilakukan berdasarkan pembagian kerja secara terstruktur.

3. Kerja sama dimaksudkan untuk mencapai tujuan.

4. Untuk mencapai tujuan memanfaatkan sumberdaya-sumberdaya.

Dengan demikian dapat dirumuskan suatu batasan tentang administrasi yaitu kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumberdaya-sumberdaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

a).Leonard D.White: Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar dan kecil.
b).H.A Simon: Administrasi adalah kegiatan dari kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama.
c). William H. Newman: Administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan atas usaha-usaha kelompok individu, terhadap tercapainya tujuan bersama