Ruang Lingkup Administrasi

Ruang Lingkup Administrasi

Abu Mansur Al Maturdi Blog

1. Pengertian Administrasi

Administrasi perusahaan memiliki ruang lingkup yang lebih luas daripada manajemen dan kepemimpinan.Kata administrasi berasal dari kata latin (Yunani ) yaitu ad + ministrare. Artinya adalah melayani, membantu atau memenuhi. Dalam buku Dasar-dasar Manajemen yang ditulis oleh Dedi Sudirman disebutkan bahwa administrasi adalah suatu pengabdian atau pelayanan, yaitu pemberdayaan sumberdaya lainnya dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan.

Menurut pegertian di atas administrasi diartikan dalam pengertian secara luas yaitu sebagai manajemen yang mengatur keseluruhan jalannya perusahaan. Administrasi yang akan kita pelajari ini adalah administrasi dalam pengertian administrasi secara sempit. Perkataan administrasi yang seringkali digunakan di Indonesia, berasal dari bahasa Belanda yaitu adminitratie dan dalam bahasa Inggris adalah administration. Administrasi dalam arti sempit adalah tata usaha atau diartikan pula sebagai tata pembukuan. Tata usaha adala kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan tulis menulis, surat menyurat, ketik mengetik, kearsipan dan kegiatan lain yang berhubungan dengan kegiatan kantor. Dengan pengertian secara sempit maka administrasi diartikan sebagai pencatatan segala sesuatu tentang kejadian yang dilakukan secara kronologis dan teratur.

Proses administrasi dalam arti sempit dapat dibagi menjadi beberapa kegiatan, antara lain :

1. Menghimpun, artinya mengumpulkan segala sesuatu keterangan yang awalnya berserakan sehingga menjadi dapat digunakan.
2. Mencatat, artinya membukukan berbagai transaksi atau berbagai keterangan.
3. Mengolah, artinya memperbanyak, menyalin dan membuat informasi menjadi baru sehingga lebih bermanfaat.
4. Menggandakan, artinya memperbanyak dengan berbagai metode atau cara dan menggunakan berbagai alat.
5. Mengirim, artinya menyampaikan dari satu pihak ke pihak yang lain.
6. Menaruh, artinya kegiatan meletakkan di tempat tertentu dengan maksud mudah untuk ditemukan kembali.

Unsur-unsur yang terlibat dalam administrasi transaksi adalah sebagai berikut :

1. Manusia.

Manusia adalah unsur utama dalam setiap kegiatan perusahaan seperti dalam kegiatan penjualan, pembelian, pengawasan, penggajian, promosi, administrasi, dan lain sebagainya. Kualitas setiap manusia yang terlibat dalam setiap kegiatan akan menentukan keberhasilan kegiatan tersebut. Kegiatan yang dilakukan oleh manusia yang professional akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan, efektif dan efisien, serta memberikan kontribusi untuk kemajuan perusahaan. Maka perusahaan harus selalu memelihara dan meningkatkan kompetensi manusia yang terlibat dalam kegiatan perusahaan, karena hal itu merupakan asset utama bagi perusahaan.

2. Material/Harta Kekayaan

Material adalah harta kekayaan perusahaan yang digunakan untuk melakukan kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien. Harta kekayaan yang digunakan untuk melakukan administrasi penjualan adalah uang, perlengkapan administrasi, peralatan dan tempat (kantor).

3. Metode

Metode adalah cara yang ditempuh untuk melaksanakan sesuatu yang telah dirancang dengan baik sehingga tujuan akan dapat dicapai dengan tepat sesuai dengan perencanaan semula. Metode yang digunakan dalam melaksanakan administrasii penjualan berpedoman pada SOP (Standard Operational Procedure) administrasi transaksi perusahaan yang bersangkutan.

2. Maksud dan Tujuan Administrasi

Pencatatan semua kegiatan usaha yang sangat diperlukan bagi kelancaran dan pengelolaan perusahaan merupakan tugas administrasi.

Tugas-tugas tersebut meliputi catatan data-data transaksi bisnis, keuangan, produksi, persediaan produksi, dan hal-hal lain yang dapat mempengaruhi kelancaran perusahaan.

Adapun maksud dan tujuan adanya administrasi adalah agar seorang pengusaha dapat :

1. Memantau kegiatan-kegiatan administrasi perusahaannya
2. Mengevaluasi kegiatan-kegiatan pengorganisasian perusahaannya
3. Menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian perusahaannya
4. Mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaannya
   
   

3. Manfaat Administrasi 

Dengan pengorbanan yang telah dilakukan untuk melaksanakan administrasi transaksi dengan baik maka perusahaan akan memperoleh beberapa manfaat, antara lain :

1. Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak-pihak lain melalui berbagai media komunikasi baik itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah maupun supplier.
2. Resiko kehilangan barang akan dapat diperkecil karena setiap transaksi (baik barang masuk , hasil pembelian, maupun barang keluar dari hasil penjualan) dapat dibukukan dengan rapi.
3. Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen karena bukti transaksi konsumen dapat menunjukkan bukti-bukti kesepakan penjualan.
4. Pemilik perusahaan akan dapat dengan mudah mengikuti perkembangan perusahaannya melalui laporan hasil pencatatan.
   
   

4. Kegiatan Administrasi 

Administrasi sebagai suatu kegiatan bersama terdapat di setiap perusahaan, selama pengusaha tersebut ingin berhasil dalam mengelola usahanya.

Untuk mengetahui hal-hal yang perlu dicatat,yang harus ditelusuri adalah semua kegiatan yang dilakukan, kemudian dikelompokkan menjadi beberapa jenis kegiatannya. Disamping itu harus ditelusuri pula barang-barang dan hak milik lainnya yang berpengaruh terhadap operasi kegiatan usaha. Bentuk dan model pencatatan bisa bermacam-macam, tetapi yang perlu diperhatikan adalah bahwa catatan tersebut harus rapi, tertib, sistematik, mudah diperiksa dan dapat dikendalikan. Untuk memperjelas dan mudah dimengerti, di bawah ini ditunjukkan contoh jenis catatan dan kegiatan administrasinya.

Macam Catatan dan Materi atau Kegiatan

No.	Macam Catatan	Materi atau Kegiatan yang Dicatat
1	Catan perjanjian dagang	Dengan siapa janji itu dibuat, waku, isi jani, dan keterangan lain yang perlu
2	Catatan pemesanan dan pengiriman	Nama dan alamat, jumlah pemesanan/kiriman, waktu pengiriman, dan keterangan lain yang perlu
3	Catatan pemasaran	Nama-nama distributor/agen, identitasnya, pemberian komisi, jadwal pengiriman barang dan sebagainya
4	Catatan proses produksi	Semua masalah yang berkaitan dengan kelancaran proses produksi
5	Catatan perbekalan/persediaan	Jenis, jumlah, arus kelua masuk barang, kondisi, dll. Perbekalan disini dapat untuk perkantoran ataupun untuk bahan-bahan proses produksi
6	Catan kepegawaian	Data dan identitas pegawai, jumlah upah atau gaji, prestasi kerja, dan catatan lainnya
7	Catatan surat menyurat	Mencatat semua keluar masuk surat dengan mencatat nomor surat, sifat, tanggal surat, tanggal proses surat, isi surat, dan keterangan lainnya yang penting
8	Catatan gudang	Jenis dan nama barang, jumlah , arus keluar barang, kondisi barang

E. Penyelenggaraan Administrasi

Barang-barang milik perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, adapun cara yang dapat digunakan dalam mencatat barang-barang tersebut adalah sebagai berikut:

1. Sistem Pencatatan Terus Menerus

Pada sistem pencatatan terus menerus, semua kekayaan milik perusahaan dicatat secara kontinyu (terus menerus). Untuk setiap jenis barang dibuat perkiraan, rekening, kartu, buku administrasi tersendiri. Bertambahnya barang perusahaan dicatat di sebelah debit, dan berkurangnya barang milik perusahaan dicatat di sebelah kredit dalam setiap transaksi jual beli. Saldo barang harus dicocokkan dengan barang yang ada.

2. Sistem Pencatatan Secara Periodik.

Pada setiap adanya transaksi penjualan, hanya menerima uang atau piutang itulah yang diadministrasikan. Didalam kasus ini tidak dibuat jurnal untuk mengurangi perkiraan atau rekening perkiraan pembelian. Karena perhitungan secara fisik dilakukan pada waktu-waktu tertentu, maka sistem administrasinya disebut sistem periodik. Dalam rangka menunjang transaksi jual beli, maka perlu dipersiapkan seperangkat administrasi untuk mencatat kejadian-kejadian di dalam usaha bisnis. 

F. Buku-Buku Administrasi dalam Pengelolaan Usaha

Buku-buku administrasi dalam pengelolaan usaha diataranya :

1. Buku pembelian
2. Buku Penjualan
3. Buku Voucher
4. Faktur, surat jalan, kuitansi, materai
5. Buku Pembukuan Uang
6. Buku Gudang
7. Buku Tenaga Kerja
8. Buku Agenda
9. Buku Produksi
10. Dan lain-lain.

sumber : Chalid Surya